El acta de una reunión en línea se hace en tres pasos: grabar la reunión, transcribir la grabación y sacar de ella los acuerdos y las tareas. Teams y Google Meet pueden transcribir en español por sí mismos, siempre que tu plan y tu administrador lo permitan; Zoom también, pero solo con una cuenta de pago y la grabación en la nube (a octubre de 2026). Si no, o si quieres un texto con los hablantes separados, sube la grabación a Transcripción. Esto es lo que hay que hacer en cada herramienta y qué hacer con el resultado.

Antes de grabar

Avisa a los participantes al empezar de que vas a grabar y para qué servirá la grabación. Zoom, Teams y Meet muestran un aviso cuando arranca la grabación, pero eso no sustituye a preguntar. Grabar una conversación en la que participas para uso propio no suele plantear problemas; difundir la grabación o usarla sin consentimiento sí puede vulnerar la privacidad o la protección de datos de los asistentes. Si es una reunión de empresa, mira también qué dicen las normas internas.

Zoom

La grabación en el computadora está disponible con todas las cuentas de Zoom, también con la gratuita (ayuda de Zoom).

  1. Durante la reunión, haz clic en Grabar (Record, si Zoom está en inglés) en la parte inferior de la ventana. Si tu cuenta tiene activada la grabación en la nube, elige grabar en este computadora.
  2. Al terminar la reunión, Zoom convierte la grabación, y puede tardar un rato.
  3. Por defecto, los archivos se guardan en la carpeta Documentos, dentro de una carpeta llamada Zoom.

Encontrarás un video MP4 y un archivo de audio M4A. Para transcribir basta con el M4A: es el mismo sonido en un archivo mucho más ligero, que se sube antes.

Con una cuenta de pago también puedes grabar en la nube. Zoom ofrece entonces una transcripción del audio y el español es uno de los idiomas compatibles; hace falta una cuenta Pro, Business, Education o Enterprise, con la grabación en la nube y la transcripción de audio activadas (ayuda de Zoom).

Microsoft Teams

Para grabar una reunión de Teams hace falta una licencia de trabajo o de centro educativo compatible, y tu administrador tiene que haber activado la grabación. Los invitados y las personas de otra organización no pueden iniciarla (Microsoft).

  1. En los controles de la reunión, elige Más acciones y la opción de grabar y transcribir.
  2. Indica el idioma hablado (español) y qué quieres grabar; también puedes elegir Solo audio si te basta con el sonido.
  3. Haz clic en Confirmar.
  4. Cuando termina la reunión, la grabación aparece en el chat de la reunión. Se guarda en el OneDrive del organizador.
  5. Por defecto, solo el organizador y los coorganizadores pueden descargarla. Si no eres tú, pídeles el archivo.

Las grabaciones pueden vencer al cabo de un tiempo que fija el administrador: guarda cuanto antes las que necesites.

Al iniciar la grabación también arranca la transcripción de Teams, y el español figura entre los idiomas hablados compatibles (Microsoft). El organizador y los coorganizadores pueden obtener esa transcripción en formato .docx o .vtt. Si en tu caso funciona, puede que no necesites otra herramienta.

Google Meet

No todas las cuentas pueden grabar: hace falta un plan de Google Workspace compatible (por ejemplo Business Standard, Business Plus o alguno de Enterprise) o un plan de Google One de 2 TB como mínimo, y el administrador tiene que haberlo activado. Una cuenta gratuita de Gmail no basta (ayuda de Google).

  1. En el computadora, durante la reunión, haz clic abajo a la derecha en Herramientas de la reunión y después en Grabación.
  2. Haz clic en Iniciar grabación y luego en Iniciar en la ventana que aparece.
  3. La grabación se guarda en la carpeta “Google Meet” del Google Drive del organizador, con una subcarpeta por reunión. El organizador y quien la inició reciben el enlace por correo, y también queda en el evento de Calendar.
  4. Descarga el video desde Drive.

Meet tiene además su propia transcripción (Herramientas de la reunión, Transcribir y Iniciar transcripción), que admite español, solo con algunos planes de Workspace (ayuda de Google).

Una reunión presencial

Si la reunión es presencial o mixta, deja el celular en el centro de la mesa, entre los asistentes, y graba con Notas de voz o con cualquier grabadora. Para seguir desde el iPhone, mira cómo transcribir una nota de voz.

La transcripción

  1. Abre transcripcion.pe y sube el archivo: el M4A de Zoom, o el video de Teams o de Meet. Una reunión de dos horas se sube de una vez; el navegador la divide solo.
  2. El texto aparece con las intervenciones separadas: Hablante 1, Hablante 2, y así sucesivamente. La web no conoce los nombres; los sustituyes tú.
  3. Copiar pone el texto en el portapapeles con las indicaciones de hablante, y Descargar ofrece un archivo .txt. Para una reunión que luego publicas (un seminario web, por ejemplo), también hay subtítulos .srt o .vtt.

Sin cuenta, solo se transcriben los primeros 30 minutos: una reunión de una hora se quedará a medias. Para transcribirla entera, inicia sesión con Google o Apple. Hasta enero de 2027, Pro es gratis para todos, con 10 horas de transcripción al mes y sin tarjeta (Precios).

No hay transcripción en directo ni un robot que entre en la reunión: Transcripción procesa la grabación cuando la reunión ha terminado.

De la transcripción al acta

En Mis notas puedes subir la grabación directamente a una nota (“Importar grabación” en el menú de la nota); la transcripción aparece dentro. Después abre “Preguntar a la IA”: hay atajos como “Resumir” y “Tareas y acuerdos”, y puedes escribir tu propia instrucción. Por ejemplo:

Esta es la transcripción de una reunión. Hablante 1 es Lucía Quispe y Hablante 2 es Javier Paredes. Redacta un acta con: asistentes, temas tratados en pocas líneas, acuerdos, tareas (quién, qué, para cuándo) y puntos pendientes. Escribe solo lo que se ha dicho; si algo no está claro, márcalo con un signo de interrogación.

La IA te enseña primero la nueva versión, con los cambios resaltados. Después eliges si reemplazar la nota, crear una nueva o agregar el resumen al final. Para responder, la nota y sus transcripciones se envían a Google Gemini.

Compara siempre el resultado con la transcripción. La IA puede equivocarse al decir quién se comprometió a qué, y las cifras y los plazos conviene comprobarlos en el texto. Antes de pegar una reunión confidencial en una herramienta de IA, comprueba también qué permite tu empresa.

Si prefieres escribirla tú, un acta útil cabe en pocas líneas:

  • la fecha, la hora y la herramienta usada (Zoom, Teams, Meet);
  • los asistentes;
  • los puntos del orden del día;
  • los acuerdos;
  • las tareas: quién hace qué y para cuándo;
  • los puntos pendientes y la fecha de la próxima reunión.

Cuando el acta tiene efectos legales (una junta de propietarios, un directorio, una asamblea), su forma depende de las normas que rigen ese órgano. La transcripción es una buena base, pero no sustituye al acta oficial.

Adónde va la grabación

El reconocimiento de voz lo hace ElevenLabs (EE. UU.), que recibe la grabación solo para procesarla. No guardamos el archivo que subes desde la página de inicio. En Mis notas, la grabación y su transcripción se quedan en tu cuenta hasta que las elimines. El detalle está en la política de privacidad.